تعریف سرفصلهای حسابداری کل و معین (کدنامه حسابها)
اگر روی منوی تعریف سرفصلها کلید Enter را فشار دهید ، پنجره سرفصل ها یا کدنامه حسابها برای شما ظاهر میشود که همانند شکل زیر میباشد . نوار لغزنده مشکی رنگ زیر سرفصل کل میباشد . اگر کلید F9 را فشار دهید میتوانید یک حساب کل جدید تعریف کنید . توجه داشته باشد خود سیستم به صورت اتوماتیک برای حسابها کدی در نظر میگیرد که پیشنهاد میشود کدها را تغییر ندهید و کلید Enter را فشار دهید تا با قبول کردن کد حساب از آن رد شود و تنها نام آن را وارد کنید. لازم به تذکر است هیچ احتیاجی به حفظ کردن کدها ندارید .
با فشار کلید F1 راهنمای این قسمت برای شما ظاهر میشود که میتوانید از آن استفاده کنید .
با فشار کلید F9 سرفصل های زیر را به همان ترتیبی که نوشته شده است وارد سیستم کنید . اگر حسابی را اشتباه وارد کردید با فشار کلید F7 میتوانید آن را اصلاح و یا با کلید Ctrl+DEL میتوانید آن حساب را پاک کنید . فقط دقت کنید کدهای حسابها به ترتیب زیر باشد . در صورت تغییر کد حسابها باید در پارامترهای سیستم کدهای وارده تعریف شوند.
کد کل ۱ = جاری اشخاص
کلیه مشتریان چه آنهایی که به آنها فروش میکنیم و چه آنهایی که خرید میکنیم در این سرفصل کل قرار میگیرند . (بدهکاران + بستانکاران ) . البته اگر مایل باشد میتوانید سر فصل کل بدهکاران و بستانکاران را در دو سرفصل کل مجزا تعریف کنید
کد کل ۲ = هزینه ها
کلیه هزینه های خود را در این سرفصل کل تعریف میکنید .
کد کل ۳ = بانکها
کلیه بانکها و یا قرض الحسنه هایی که در آنها حساب دارید را میتوانید در این سرفصل کل تعریف کنید .
کد کل ۴ = صندوق
کلیه صندوق های دریافت وجه نقد از مشتری را میتوانید در این سرفصل کل وارد کنید . که اصولا شما یک صندوق در فروشگاه خود دارید . یعنی تنها یک معین برای آن تعریف میکنید
کد کل ۵ تا کد کل ۱۰ شامل هیچ گونه معینی نمیباشد
کد کل ۱۱ = سرمایه
یک معین به نام سرمایه اولیه در این کل تعریف میشود .
همانگونه که مشاهده میکنید حالا شما ۱۱ سرفصل کل ایجاد کرده اید . با حرکت دادن نوار مشکی روی هر سرفصل کل ، سمت چپ پنجره معینهای آن سرفصل کل را میتوانید وارد کنید
به عنوان مثال برای وارد کردن یک مشتری (معین ) در کل جاری اشخاص نوار مشکی لغزان را روی جاری اشخاص برده و کلید TAB را فشار دهید . همانگونه که مشاهده میکنید نوار مشکی به سمت چپ پریده میشود و با فشار کلید F9 میتوانید یک حساب معین برای کل جاری اشخاص ایجاد کنید .
در اینجا هم کلید های F7 برای اصلاح و Ctrl+DEL برای حذف کردن به کار میرود.
با فشار کلید TAB روی قسمت معین مجددا روی سرفصل کل ها بر خواهید گشت و میتوانید معین کل های دیگر را با همین روش ایجاد کنید .
اگر نوار لغزان مشکی را روی کل بانکها ببرید و بعد کلید TAB را فشار دهید میتوانید صورت بانکهایی که در آنها حساب دارید را به عنوان معین تعریف کنید .با حرکت کردن روی سرفصل های کل میتوانید معینهای آن سرفصلی که نوار مشکی لغزان روی آن قراردارد را مشاهده کنید . با استفاده از این روش کلیه سرفصلهای تعریف شده را در این پنجره مشاهده میکنید . هم سر فصلهای کل و هم معین آن کل ها.
اگر روی یک سرفصل کل کلید Enter را فشار دهید معین های آن سرفصل کل به صورت دیگری نمایش داده میشود . اصولا برای وارد کردن یک معین در کل جاری اشخاص میخواهید به غیر از نام و کد مشتری مشخصات تلفن ، آدرس ، موبایل و اطلاعات دیگری از آن مشتری را هم وارد کنید . برای همین اگر روی سرفصل حساب جاری اشخاص کلید Enter را فشار دهید و در جواب سوال روی خیر Enter کنید جدولی همانند جدول زیر برای شما ظاهر میشود.
همان طور که گفته شد در این پنجره ، معین سرفصل کلی که روی آن Enter را زده اید باز میشود که شامل ستونهای اضافه تر از قبلی میباشد یعنی شما میتوانید مشخصات یک سرفصل معین را کامل تر وارد کنید . همانند پنجره قبلی (کدنامه حسابها) میتوانید با کلید F9 یک حساب جدید را ایجاد کنیدو کلیدهای F7و Ctrl+DEL هم به ترتیب برای اصلاح و حذف کردن بکار میرود . در این پنجره هم با فشار کلید F1 راهنمای مربوط به این پنجره نمایش داده میشود .همیشه و در همه جا برای بیرون آمدن از یک پنجره و برگشت به منوی قبلی میتوانید از کلید ESC استفاده کنید . با فشار کلید ESC به پنجره قبلی یعنی کدنامه حسابها برگردید ، نوار مشکی لغزان را روی سرفصل کل هزینه ها ببرید و روی آن کلید Enter را فشار دهید در جواب سوال خیر را فشار دهید (در این مورد بعدا مفصل توضیح داده خواهد شد ) تا پنجره معین هزینه ها باز شود . اگردقت کنید میبینید در این پنجره هم معین هایی که قبلا در کد نامه حسابها برای این سرفصل کل ( هزینه ها) تعریف کردید در این جا هم نشان داده میشود . این بدان معنا است که برای تعریف یک سرفصل معین میتوانید در اینجا و هم در پنجره کدنامه حسابها یک حساب معین ایجاد کنید .
اگر دقت کرده باشید متوجه خواهید شد که در کد نامه حسابها یا همان منوی تعریف سرفصل ها اگر روی هر یک از حسابهای کل کلید Enter را فشار دهید ، پنجره معین آن کل مربوطه باز خواهد شد و پنجره ای همانند پنجره بالا نمایش داده میشود .